Observian

In een tijdperk waarin digitale transformatie voor bedrijven een hoge prioriteit lijkt te hebben, kan het lastig zijn om tijd en middelen vrij te maken om verouderde systemen en cloud processen te moderniseren en te optimaliseren.

Observian is een cloud adviesbureau dat bedrijven helpt om hun cloud activiteiten te verbeteren. Ze bieden cloudservices en softwarelevering met professionele, managed services. Dat varieert van ondersteuning bij het vernieuwen van architectuur en het moderniseren van netwerken en applicaties tot cloud en database migraties.

Om de toestroom van klanten bij te kunnen houden, had Observian een bij voorkeur visuele oplossing nodig waarmee ze sneller en slimmer konden werken. Ze gebruiken Lucidscale om inzicht te krijgen in de bestaande architectuur van klanten, snel professionele architectuurdiagrammen te leveren die klanten inzicht in hun eigen infrastructuur bieden en kennisoverdracht intern beter te integreren en te beheren. 

Inzicht krijgen in bestaande architectuur

Voordat Observian aanbevelingen kan doen en plannen kan uitvoeren, moeten ze inzicht krijgen in de bestaande architectuur van hun klanten. 

Maar om dieper in de architectuur van klanten te duiken, heb je een forensische denkwijze nodig om te ontdekken wat er in de loop der jaren of zelfs decennia is opgebouwd. “We moeten heel veel verschillende onderdelen in hun omgeving onderzoeken en uitpluizen. Niet alleen hun infrastructuur of applicatie, maar ook hun netwerk, alles wat met elkaar verbonden is”, zegt Scott Plamondon, medeoprichter en VP Architectuur van Observian. 

Maar als je met betalende klanten te maken hebt, is tijd erg belangrijk. “Je kunt je voorstellen dat de klant uiteindelijk meer betaalt aan professionele dienstverlening doordat we meer tijd moeten besteden om zo duidelijk mogelijk inzicht te krijgen”, zegt Scott.

Cloud architectuur diagrammen zijn essentieel om de huidige toestand te begrijpen en de toekomstige toestand te plannen, maar volgens oplossing architect Aravind Marthineni van Observian beschikken 9 van de 10 klanten niet over een actueel cloud diagram. 

Als klanten al diagrammen hebben, is dat meestal een toevallig gevolg. “Omdat ze die nodig hebben voor een audit. Of omdat ze een nieuw product aan het ontwerpen zijn”, zegt Scott. “Maar”, voegt hij eraan toe, “als eenmaal met het product of de functie begonnen is, zeggen ze: we waren van plan het op die manier te doen, maar we hebben iets totaal anders gedaan, maar dit is het diagram dat je van ons krijgt.”  

Diagrammen van klanten zijn meestal verouderde versies die door moeten gaan voor actueel, zonder de wijzigingen te documenteren die tijdens de ontwikkelingscyclus doorgevoerd zijn, zelfs als dat in de afgelopen 24 uur gebeurd is. Doordat de cloud zich sneller ontwikkelt dan traditionele omgevingen in eigen beheer, kunnen clouddiagrammen snel verouderd raken. 

Als onderdeel van het overleg en de samenwerking met klanten maakt Observian deze clouddiagrammen om infrastructuurwijzigingen voor Amazon Web Services (AWS), Google Cloud Platform (GCP) en Microsoft Azure te plannen en te controleren. Maar het kost veel tijd om ze te maken en ze ontberen vaak de vereiste detaillering. 

Het is veel werk om cloud architectuur diagrammen met de hand te maken, zelfs als het er maar een of twee zijn. En Observian maakt er veel meer. “We krijgen bijvoorbeeld op een enkele dag drie nieuwe klanten binnen die allemaal cloud diagrammen en verschillende versies van dezelfde diagrammen willen. Lucidscale kwam voor ons als een geschenk uit de hemel. Er was niets dat architectuur rechtstreeks uit de cloud kon importeren. Lucidscale is absoluut een pionier op dat gebied”, zegt Aravind.

“Als ik vroeger een diagram voor een klant moest maken, kostte dat vier tot zeven uur. Nu kan ik er gewoon een ophalen, kleine aanpassingen doen, eventueel bepaalde weergaven wijzigen en het diagram binnen 15 minuten opsturen.”

Met Lucidscale kan Observian niet alleen snel automatisch diagrammen van de AWS, GCP of Azure cloud architecture van hun klanten genereren, maar hebben ze ook toegang tot metadata in de context van een diagram zonder heen en weer te hoeven schakelen tussen cloud console en diagram. Doordat diagrammen in Lucidscale gebaseerd zijn op metadata vanuit AWS, GCP en Azure, kan Observian de cloud van een klant visualiseren in verschillende weergaven, zoals via netwerkregels of als een overzicht van accounts, regio's en VPC's. Dat maakt het voor Observian gemakkelijker om precies te begrijpen hoe de omgevingen van hun klanten eruit zien, en om cloud diagrammen en verschillende versies van dezelfde diagrammen te leveren, zoals Aravind aangaf.

Observian gebruikt filters in Lucidscale om weergaven van het diagram op maat te maken en in te zoomen op specifieke delen van de infrastructuur. “Als klanten zeggen dat ze services hebben gewijzigd, toegevoegd of verwijderd”, noemt Scott als voorbeeld, “kan ik zien wat ze gedaan hebben en iets beter inzicht krijgen. Is dat hetzelfde als daadwerkelijk in de omgeving zelf zijn? Nee, maar het is wel genoeg om mij of ons team in de goede richting te wijzen.”

Lucidscale is rechtstreeks geïntegreerd in de beoordelingen die Observian uitvoert en die Aravind gebruikt om bevindingen en aanbevelingen met klanten te bespreken.

“Cloud architecture is continu in ontwikkeling, het is een voortdurend veranderend landschap. Lucidscale helpt ons om alles bij te houden en in een heldere vorm aan de klant aan te bieden”, zegt Aravind.

Na de inventarisatie met klanten kan Observian aan de slag om de nieuwe, geoptimaliseerde oplossingen te bouwen waar die klanten voor gekomen zijn.

Nieuwe en geoptimaliseerde oplossingen ontwerpen

Observian gebruikt tijdens het proces voortdurend zowel Lucidchart als Lucidscale om nieuwe of geoptimaliseerde oplossingen voor de AWS, GCP of Azure architectuur van klanten te leveren.

Hun workflow ziet er ongeveer zo uit:

• De huidige omgevingen inzichtelijk maken en controleren (Lucidscale).
• Een nieuwe/geoptimaliseerde oplossing ontwerpen (Lucidscale, Lucidchart).
• Een future state diagram gebruiken om goedkeuring van de klant te krijgen (Lucidchart).
• Een future state diagram gebruiken als implementatiegids (Lucidchart).
• Het diagram vernieuwen om te controleren of de implementatie correct is uitgevoerd (Lucidscale).

Observian gebruikt Lucidchart volgens Scott om in kaart te brengen wat ze voor hun klanten gaan bouwen, zodat iedereen het eens is over de plannen voor de toekomstige toestand. Die zelfde Lucidchart diagrammen begeleiden de bouw en implementatie, waardoor de oplevering aan klanten uiteindelijk wordt versneld.

In plaats van alles maar gewoon op te sturen in de hoop dat het aan de verwachtingen voldoet, maakt Observian gebruik van Lucidscale om te controleren of het product correct en volgens plan gemaakt is. Zo niet, dan kunnen ze inzoomen op de belangrijkste gegevens, waar nodig actie ondernemen en dit proces herhalen totdat het gewenste resultaat bereikt is.

Kenniseilanden voorkomen

Observian gebruikt Lucidscale niet alleen om tijd te besparen, inzichten te delen en wijzigingen te plannen en controleren, maar ook om “kenniseilanden” te voorkomen: kennis die per ongeluk het exclusieve domein van een enkele persoon is geworden. Het gevaar is, dat die kennis verloren gaat als de betreffende medewerker het bedrijf verlaat, met vertraagde of verstoorde interne processen en klantrelaties tot gevolg.

Zelfs in een operationeel team van vijf medewerkers zijn er waarschijnlijk slechts een of twee die echt inzicht hebben in de hele infrastructuur terwijl de andere teamleden, zoals junior ontwikkelaars, bugs herstellen en kleine wijzigingen in de infrastructuur doorvoeren. 

Maar wat gebeurt er als iemand ziek of op vakantie is en er zich een probleem met de infrastructuur voordoet?

“Als er een echt grote storing in de infrastructuur is, hebben die junior ontwikkelaars geen idee in welk onderdeel van de infrastructuur die storing is opgetreden. Je hebt iets nodig om er op na te kunnen slaan. Dat is een van de redenen waarom diagrammen zo belangrijk zijn. En niet alleen in crisissituaties, maar ook omdat teams in de loop van de tijd veranderen”, zegt Aravind.

 

Onboarding van architecten en technici verbeteren

Om te voorkomen dat een enkele medewerker alle kennis en antwoorden heeft, moet essentiële informatie gemakkelijk toegankelijk zijn voor nieuwe technici en architecten. “Telkens als er een nieuw teamlid bij komt, moet iemand kennis overdragen aan die nieuwe medewerker. Dat kost tijd en productiviteit”, zegt Aravind. “Met Lucidscale kun je je hele infrastructuur documenteren in een diagram dat je bij je documentatie bewaart en actueel houdt.” 

Zo hoeven ze het onboarden van nieuwe architecten en technici niet aan bestaande medewerkers over te laten, maar beschikken ze over infrastructuur diagrammen op de Confluence pagina van het architectuur team die actueel gehouden worden via de Confluence integratie. “En als iets niet duidelijk is, kunnen ze naar de teamleider of manager van dat team gaan en om meer uitleg vragen”, zegt Aravind.

Scott schrijft hun succes voor een groot deel toe aan excellent klantbeheer en klantrelaties die gebaseerd zijn op snelheid, transparantie en vertrouwen voor alle projecten. Voordat een project begint, gebruiken ze architectuurdiagrammen om intern iedereen op een lijn te krijgen en klanten inzicht te bieden in de tijdlijn, het aanbod en het exacte pad naar succes. 

Observian doet met behulp van Lucidscale strategische aanbevelingen en levert kwalitatief hoogwaardige resultaten die klanten begrijpen en kunnen blijven behalen. Want als teams en klanten op één lijn zitten, kun je cloudinzichten omzetten in cloudsucces: de belofte van Observian.