Amido

Als cloud native adviesbureau en Ensono bedrijf is het doel van Amido om betere bedrijfsresultaten aan klanten te leveren. Ze helpen klanten bij het ontwerpen, bouwen en uitvoeren van cloud oplossingen die op grote schaal veerkrachtig en innovatief zijn en een betekenisvolle klantervaring bieden. Maar Amido weet: de eerste stap om optimale oplossingen voor hun klanten te maken is om hun interne organisatie te voorzien van de toolkit die ze nodig hebben om hun werk goed te doen.

Volgens CTO Simon Evans: "Amido besteedt behoorlijk veel tijd aan interne tools om te zorgen dat we alleen de allerbeste kiezen." 

Een droom techstack opbouwen

Vanwege de bedrijfsbrede overstap naar volledig werken op afstand vorig jaar moest het team van Amido bedenken hoe een productief remote team eruit ziet, en specifieker, welke tools nodig zijn om hun team zo goed mogelijk te ondersteunen. Ze hebben belangrijke initiatieven ontwikkeld rond de steeds veranderende tech stack van het bedrijf. 

De producten die Amido gebruikt, moeten: 

1. Realtime samenwerking ondersteunen
2. Effectieve vergaderingen faciliteren
3. Fragmentatie tussen leveranciers van oplossingen voorkomen
4. Eén enkele bron van informatie voor bedrijfskennis en artefacten creëren

Amido ontdekte dat de drie producten in het pakket voor visuele samenwerking van Lucid naadloos op elkaar aansluiten en dus geschikt zijn voor al hun bedrijfsinitiatieven. 

Het bedrijf vertrouwt al jaren op de intelligente diagram mogelijkheden van Lucidchart voor bijvoorbeeld het procesbeschrijvingen en architectuur diagrammen. Ze gebruiken Lucidscale om hun cloud architecture diagrammen verder te verbeteren. Toen Lucidspark werd gelanceerd, omarmde Amido de volledige suite en stapten ze over op dit derde product om in hun behoefte aan een whiteboard op afstand te voorzien. 

User flows in kaart brengen met Lucidchart

Het team van Amido gebruikt Lucidchart al bijna tien jaar. De beslissing om voor dit product te kiezen was geen moeilijke. 

"We waren op zoek naar een tool om samen te werken aan diagrammen", zegt Simon. "We hebben lang geleden al geconstateerd dat Lucidchart ons de mogelijkheden biedt die we nodig hebben om effectief met elkaar en met onze klanten samen te werken."

Het team van Amido vertrouwt nu op Lucidchart voor verschillende gebruikssituaties. Leo Barnes, senior bedrijfsanalist, zegt dat hij Lucidchart elke dag gebruikt. Hij heeft zijn diagrammen zelfs tot kunst verheven: klanten herkennen zijn diagrammen onmiddellijk. Telkens als hij met een klant aan de slag gaat met een project, gebruikt hij Lucidchart om meer inzicht te krijgen in het bedrijf van de klant en hoe dit project aansluit op hun doelstellingen. 

Leo heeft heel weinig tijd om zich in te lezen in het vakgebied van een klant, dus maakt hij user flows om zijn idee van de user journey en de behoeften van het bedrijf weer te geven. Dit laat hij vervolgens aan de klant zien. Leo gaat graag naar vergaderingen met een van zijn diagrammen als voorbereiding, omdat dit discussie en feedback stimuleert en hij zijn diagram in realtime kan bijwerken. 

Leo heeft ontdekt dat dit visuele materiaal superieur is aan lijstjes of blokken tekst als je wilt dat alle relevante informatie aanwezig is en klopt. 

“Ik gebruik Lucidchart als uitgangspunt omdat ik echt een visuele denker ben. Ik denk dat veel mensen visueler ingesteld zijn dan ze zich realiseren. Vaak zeggen mensen: 'Oh nee hoor, een lijstje is prima.' Maar als ik ze dan een diagram laat zien, hebben ze iets van 'aha' en ontdekken ze allerlei nieuwe dingen waarvan ze dachten dat ze het al wisten."

Leo gebruikt Lucidchart ook om interne process flows in kaart te brengen, in realtime ideeën te schetsen en samen te werken met architecten. Het team van Amido gebruikt de Confluence integratie om alle visuals op één centrale plek te bewaren die altijd up-to-date is. Dit maakt het delen van kennis tussen de bedrijfsanalisten en andere teams eenvoudig. 

Communicatie verbeteren met architectuur diagrammen

Dusan Nitschneider, senior consultant bij Amido, noemt Lucidchart zijn eerste keuze voor het maken van conceptuele ontwerpen voor oplossingen van klanten. Hij gebruikt Lucidchart om eerst een raamwerk te maken van infrastructuur op hoog of laag niveau. Hierbij gebruikt hij verschillende tabbladen om verschillende detailniveaus weer te geven. Het resultaat is één overkoepelend beeld van een systeem: iets wat hij niet zou kunnen weergeven op één canvas. 

Dusan gebruikt vervolgens containers en vormen om applicatie en netwerkcomponenten weer te geven. Hij presenteert de uiteindelijke beelden aan klanten en stakeholders, zodat hij feedback kan verzamelen en zijn ontwerp verder kan verbeteren.

Dusan heeft gemerkt hoe gemakkelijk het is om zijn diagrammen met anderen te delen door de presentatiemodus te gebruiken om zijn diagrammen door te nemen, zijn diagrammen in te sluiten in andere live documenten of ze te exporteren als PNG om ze in te sluiten in markdown. Hij gebruikt ook de Visio exportfunctie om naadloos met klanten samen te werken. 

Volgens Dusan heeft Lucidchart hem en zijn team aanzienlijke tijdwinst opgeleverd. Dusan:

"De snelheid waarmee we artefacten kunnen maken is toegenomen door het aantal tools dat we gebruiken te beperken." 

Het product heeft ook de samenwerking verbeterd in de wereld van vandaag, waarin iedereen op afstand werkt. "Bij een gesprek op afstand zeggen we altijd meteen: 'Oh, ik zal het even uitleggen aan de hand van een Lucidchart diagram.' Omdat we het product al een tijdje gebruiken en weten wat onze voorkeuren zijn, is het heel snel en gemakkelijk om gewoon even iets te tekenen, zodat iedereen het meteen begrijpt. Dat is een stuk gemakkelijker dan een concept proberen uit te leggen met alleen mijn handen."

Tijd besparen met Lucidscale

De Lucidchart diagrammen van Dusan zijn maar het begin. Daarna gaat hij door naar Lucidscale, waar hij automatisch cloud architecture diagrammen kan genereren door gegevens uit AWS te importeren. In plaats van te vertrouwen op een conceptuele weergave maakt hij een operationele richtlijn, zodat mensen begrijpen hoe een oplossing echt werkt. 

Met Lucidscale kan Dusan zijn cloud diagrammen filteren en aanpassen om verschillende weergaven te creëren. Zo kunnen hij en zijn team inzoomen op specifieke details om de informatie te vinden die ze nodig hebben. Hij kan op hoog niveau beginnen en inzoomen op details, bijvoorbeeld om alleen netwerkelementen te bekijken of beveiligingsgroepen in meer te detail te bekijken. Hij kan ook voorwaardelijke opmaak gebruiken om deze visualisaties verder aan te passen. 

Dusan: "Lucidscale-diagrammen laten alles zien wat er is gedaan, want alles wordt natuurlijk via code bestuurd, zeker op het gebied van infrastructuur. Al die infrastructuur komt vervolgens weer boven in Lucidscale. Je krijgt een gevoel voor wat er wordt aangestuurd en wat de code eigenlijk doet."

Deze diagrammen zijn gemakkelijk te onderhouden en up-to-date te houden dankzij de functie om gegevens te vernieuwen. Dit zorgt voor een levende architectuur documentatie die iedereen kan raadplegen en biedt een leidraad voor degenen die de daadwerkelijke implementatie uitvoeren. 

Achteraf dienen deze diagrammen als gemakkelijke referentiedocumenten voor iedereen die wil weten hoe een systeem werkt zonder alle code te hoeven lezen. Dit is vooral belangrijk voor degenen die het systeem niet hebben gebouwd, maar wel verantwoordelijk zijn voor het onderhoud en oplossen van problemen. Zij vertrouwen op deze diagrammen om inzicht te krijgen in de cloud infrastructuur en om de oorzaak van problemen te vinden. 

Het gebruik van Lucidscale heeft Amido tijd bespaard en helpt menselijke fouten te voorkomen, omdat alle diagrammen niet langer handmatig hoeven worden gemaakt. Dusan zegt dat het gebruik van de tool "100 keer gemakkelijker is dan helemaal vanaf nul beginnen".

Dusan:

"Nadat we een oplossing hebben geleverd, moeten we de diagrammen overhandigen om te laten zien wat we daadwerkelijk hebben gebouwd. Voordat Lucidscale bestond, was je tijd kwijt aan het opnieuw creëren van artefacten, hetzij door je geheugen te gebruiken of door de code opnieuw te bekijken en te proberen begrijpen wat je nou eigenlijk hebt gedaan en wat deel uitmaakt van de hand-off. Nu we onze architectuur kunnen importeren, bespaart ons dat een paar dagen of zelfs een week tijd. Je weet dat alles klopt, terwijl er vroeger altijd iets mis was. En als er iets is wat niet in de code zit omdat je het met de hand hebt gedaan, staat dat ook in het diagram, waardoor er bij ons ook alarmbellen gaan rinkelen."

Op afstand samenwerken met Lucidspark

Simon is er altijd een groot voorstander van geweest dat adviseurs echt op locatie samenwerken met klanten. Toen de corona toesloeg, was deze traditionele manier van werken niet langer mogelijk. Tijdens het samenstellen van hun toolkit voor deze nieuwe manier van werken realiseerde het team zich dat ze een digitaal whiteboard nodig hadden. 

Na alles opties te hebben overwogen, koos Amido voor Lucidspark, vooral vanwege de integratie met Lucidchart. Simon en zijn team proberen waar mogelijk fragmentatie tussen leveranciers te voorkomen. Daarom is de Lucid-suite de perfecte oplossing om diagrammen en whiteboards binnen één platform samen te brengen.

Volgens Simon is Lucidspark van onschatbare waarde voor vergaderingen. Simon: 'Het interessante is: als je een team hebt dat weet wat ze aan het doen zijn, is Lucidspark eigenlijk efficiënter dan een traditioneel whiteboard. Als we bijvoorbeeld gebruikersonderzoek doen, kan het UX-team samenwerken met een aantal gebruikers in Lucidchart, wat alle wrijving wegneemt uit de hele situatie. En dat is eigenlijk het hele idee."

Lucidspark helpt teams in het hele bedrijf om niet alleen ideeën te verzamelen en hieraan samen te werken, maar ook om ze te ordenen en naar de volgende stap te gaan. 

Leo vertrouwt op Lucidspark voor workshops met teamleden en klanten. Hij vindt het prettig dat Lucidspark geïntegreerd is met zijn bestaande werkruimte in Lucidchart, waardoor hij gemakkelijk tussen producten kan schakelen. Hij gebruikt Lucidspark whiteboards bijvoorbeeld voor het in kaart brengen van afhankelijkheden, retrospectives, en pre-saleswerk. 

Dankzij Lucidspark komt hij voorbereid naar workshops. Door vooraf een kader te maken, wordt de vergadering effectiever. Leo gaat aanvankelijk aan de slag met sjablonen, maar is ook fan van de flexibiliteit die het oneindige canvas biedt. 

"Ik heb een paar eenvoudige sjablonen gebruikt en ingevuld. Sommige hebben we wel gebruikt en andere niet, maar dat is oké. Ik denk dat mensen zich meer op hun gemak voelen met een sjabloon. We gingen eerst aan de slag met een spindiagram, maar wat ik fijn vond, was dat ik daarna andere rasters en sjablonen op het oneindige whiteboard kon plaatsen. Dat is iets wat je op een echt whiteboard niet kunt doen, omdat je op een bepaald moment geen ruimte meer hebt."

Leo kan zijn ideeën vervolgens taggen en automatisch groeperen om tijd te besparen tijdens de synthese. Hij stelt het op prijs dat de software hem tijdens het werken 'nooit in de weg zit' en voor iedereen gemakkelijk genoeg is om meteen op te pikken. Dat is vooral belangrijk tijdens workshops op afstand.

"Bij sommige software blijf je nadenken over hoe iets werkt en waarom het zo werkt, maar wat ik zo fijn vind ik aan Lucidspark en Lucidchart is dat je met alles snel en gemakkelijk aan de slag kunt. En ik hoef me ook geen zorgen te maken dat ik het meteen de eerste keer goed moet doen. Ik kan me concentreren op creativiteit en het vastleggen van ideeën."

Eén enkele bron van informatie creëren

Een ander belangrijk initiatief van Amido is om verworven kennis en bronnen centraal te beheren zodat ze gemakkelijk gevonden kunnen worden door alle medewerkers. Het bedrijf is overgestapt op een Enterprise account om gebruik te kunnen maken van de teammappen van Lucid. Hiermee kunnen ze hun whiteboards en documenten ordenen, zodat ze gemakkelijk toegankelijk en doorzoekbaar zijn.

Simon legt uit:

"We probeer ervoor te zorgen dat verworven kennis van een individuele consultant of uit een succesvol project niet verloren gaat. Wat er bij een adviesbureau meestal gebeurt is dat een team heel hard aan de slag gaat met een project, en nadat het project voltooid is, gaan ze verder met het volgende. De learnings en outputs worden vergeten.” 

De Lucid suite helpt Amido zich te concentreren op wat Simon 'spiergeheugen' noemt. Dit stimuleert collega's om toe te passen wat ze van eerdere projecten hebben geleerd en zorgt er ook voor dat het hele bedrijf daarvan profiteert. Tools zijn een van de manieren om deze verworven kennis centraal te beheren.

Van intelligente diagrammen en klant communicatie tot virtuele whiteboards en het delen van kennis: de Lucid suite heeft Amido's 'droomtoolkit' voltooid en rust werknemers uit met wat ze nodig hebben om te slagen in een wereld die op afstand werkt.