Amido

In qualità di società di consulenza cloud-native e Ensono, l'obiettivo di Amido è quello di creare risultati aziendali migliori per i propri clienti aiutandoli a progettare, costruire e gestire soluzioni cloud che siano resilienti su larga scala, innovative e in grado di fornire customer experience significative. Tuttavia, Amido sa che il primo passo per fornire soluzioni ottimali ai propri clienti è dotare la propria organizzazione interna del kit di strumenti necessario per portare a termine il lavoro con successo.

Secondo il CTO Simon Evans, "Amido dedica molto tempo ai nostri strumenti interni, cercando, fondamentalmente, di metterci nelle condizioni di scegliere ciò che riteniamo migliore". 

Costruzione dello stack tecnologico dei sogni

L'anno scorso, l'azienda si è affidata totalmente al lavoro da remoto, per questo il team di Amido ha concentrato i suoi sforzi per immaginare come può essere un team remoto produttivo e, più specificamente, quali strumenti sono necessari per supportare al meglio quel team. Sono state elaborate delle iniziative strategiche intorno allo stack tecnologico dell'azienda in evoluzione. 

I prodotti adottati da Amido devono: 

1. Supportare la collaborazione in tempo reale. 
2. Aiuta a facilitare riunioni efficaci.
3. Evitare la frammentazione tra fornitori di soluzioni.
4. Creare un'unica fonte di dati per la cultura e gli artefatti dell'azienda.

Amido ha scoperto che i tre prodotti della Suite di Collaborazione Visiva Lucid interagiscono in modo fluido per aiutare a soddisfare tutte le iniziative aziendali. 

L'azienda si affida da anni alle capacità di creazione di diagrammi intelligenti di Lucidchart per attività come la mappatura dei processi e la creazione di diagrammi dell'architettura, inoltre ha adottato Lucidscale per migliorare ulteriormente la creazione di diagrammi dell'architettura cloud. Quando è stato lanciato Lucidspark, Amido ha adottato la suite completa, affidandosi a questo terzo prodotto per supportare le proprie esigenze di lavagna remota. 

Mappare i flussi utente con Lucidchart

Il team Amido usa Lucidchart da quasi dieci anni e la decisione di utilizzare il prodotto è stata semplice. 

"Volevamo uno strumento collaborativo per la creazione di diagrammi", afferma Simon. "E molto tempo fa abbiamo deciso che Lucidchart avrebbe potuto fornirci le funzionalità necessarie per collaborare efficacemente tra di noi e con i nostri clienti."

Oggi, il team di Amido si affida a Lucidchart per una varietà di casi d'uso. Leo Barnes, senior business analyst, afferma di utilizzare Lucidchart ogni giorno. In effetti, i suoi diagrammi sono diventati una vera arte: i clienti riescono a riconoscere immediatamente il suo "marchio" di diagrammi. Ogni volta che inizia un progetto con un cliente, utilizza Lucidchart per capire la sua attività e come il progetto si adatta agli obiettivi complessivi del cliente. 

Leo non ha abbastanza tempo per conoscere a fondo il dominio di un cliente, quindi crea flussi utente che rappresentano la sua comprensione del comportamento dell'utente e dei requisiti aziendali, che vengono poi presentati al cliente stesso. A Leo piace presentarsi alle riunioni con uno dei suoi diagrammi, poiché così incoraggia la discussione e il feedback di tutti i partecipanti, che poi riesce a incorporare in tempo reale. 

Leo ha scoperto che questi elementi visivi sono di gran lunga più efficaci di elenchi o sezioni di testo per garantire che tutte le informazioni rilevanti vengano acquisite in modo accurato. 

"Uso Lucidchart come punto di partenza perché penso in modo molto visivo e credo che molte persone siano più visive di quanto pensino. Spesso la gente dice: 'Non ti disturbare, va bene. Mi basta l'elenco'. Ma poi, quando mostri loro un diagramma si sorprendono e capiscono un sacco di cose che pensavano di aver già scoperto."

Leo utilizza Lucidchart anche per mappare i flussi di processo interni, delineare idee al volo in tempo reale e collaborare con gli architetti con cui lavora. Il team di Amido utilizza l'integrazione di Confluence per conservare tutte le immagini in una posizione centrale sempre aggiornata. Ciò semplifica la condivisione delle conoscenze tra gli analisti aziendali e altri team. 

Miglioramento della comunicazione con diagrammi di architettura

Dusan Nitschneider, consulente senior di Amido, parla di Lucidchart come del suo "strumento di riferimento" quando è impegnato in progetti concettuali per la soluzione di un cliente. Egli usa il prodotto per creare dapprima un disegno di base dello scheletro di un'infrastruttura di alto o basso livello, utilizzando schede diverse per visualizzare diversi livelli di dettaglio. Il risultato è una visione unificata di un sistema: qualcosa che dice che non sarebbe in grado di rappresentare all'interno di una singola area di disegno. 

Dusan utilizza quindi contenitori e forme per visualizzare componenti di applicazioni e di rete. Infine, presenta le immagini finali ai clienti e agli stakeholder in modo da raccogliere feedback e continuare la sua iterazione.

Dusan adora la facilità con cui riesce a condividere i suoi diagrammi con altri, che lo faccia utilizzando la modalità di presentazione per illustrarli, incorporandoli in altri documenti esistenti o esportandoli come PNR da incorporare nel markdown. Inoltre, si avvale della funzione di esportazione di Visio per lavorare con i clienti in modo fluido. 

Secondo Dusan, Lucidchart ha comportato notevoli risparmi di tempo per lui e il suo team:

"La velocità con cui riusciamo a produrre artefatti è aumentata semplicemente limitando il numero di strumenti che usiamo." 

Il prodotto ha anche migliorato la collaborazione nell'odierna realtà dominata dal lavoro da remoto. "Quando comunichiamo tramite chiamate da remoto, iniziamo sempre dicendo: 'Un momento. Lasciate che ve lo spieghi. Fatemi aprire un diagramma Lucidchart ed esaminiamolo.' Proprio in virtù del fatto che utilizzo il prodotto da un po' di tempo e so come preferisco usarlo, riesco a tirare fuori qualcosa molto velocemente e tutti capiscono subito il messaggio. Questo mi rende la vita molto più semplice rispetto a dover spiegare un concetto usando solo le mani."

Risparmiare tempo con Lucidscale

I diagrammi Lucidchart di Dusan sono solo l'inizio. Successivamente si sposta su Lucidscale, dove può generare automaticamente i diagrammi dell'architettura cloud importando i dati da AWS. Qui, egli crea una linea guida operativa per far capire alle persone come funziona veramente una soluzione, piuttosto che affidarsi esclusivamente a una grafica più concettuale. 

Utilizzando Lucidscale, Dusan può filtrare e personalizzare i suoi diagrammi cloud per creare viste diverse, in modo che lui e il suo team possano approfondire dettagli specifici e ottenere le informazioni di cui hanno bisogno. Può iniziare da un livello elevato e scendere in ulteriori dettagli, ad esempio quando vuole vedere solo gli elementi della rete o esaminare in profondità i gruppi di sicurezza. Può anche implementare la formattazione condizionale per personalizzare ulteriormente queste visualizzazioni. 

Secondo Dusan, "i diagrammi di Lucidscale riflettono ciò che è stato fatto perché ovviamente tutto è controllato tramite codice, soprattutto in termini di infrastruttura. Tutta quell'infrastruttura viene poi riportata all'interno di Lucidscale. Ci si fa un'idea di ciò che è controllato o di ciò che il codice fa effettivamente".

Questi diagrammi sono facili da mantenere e da aggiornare con l'aggiornamento dei dati, il che fornisce una documentazione dell'architettura esistente a cui chiunque può fare riferimento. Servono come guida per coloro che si occupano dell'implementazione effettiva. 

Successivamente, questi diagrammi servono come semplici documenti di riferimento per chiunque abbia bisogno di capire come funziona un sistema senza dover leggere righe e righe di codice. Questa documentazione è particolarmente importante per coloro che non costruiscono i sistemi ma sono incaricati di mantenerli e di risolvere i problemi che si verificano. Questi team si affidano a questi diagrammi per comprendere l'infrastruttura cloud e identificare facilmente la causa principale dei problemi. 

Lucidscale ha fatto risparmiare tempo ad Amido e ha contribuito a prevenire l'errore umano, poiché i collaboratori non devono più creare tutti i diagrammi manualmente. Dusan afferma che usare lo strumento è "100 volte più facile che iniziare da zero".

Ecco come Dusan descrive il processo:

"Dopo aver fornito una soluzione, dobbiamo distribuire diagrammi che illustrino ciò che abbiamo effettivamente costruito. Prima di Lucidscale, dovevi passare del tempo a ricreare gli artefatti a memoria o rivedendo il codice, cercando di capire cosa avevi effettivamente fatto e cosa era invece parte del passaggio di consegne. Ora che possiamo importare la nostra architettura, riusciamo a risparmiare qualche giorno, se non una settimana. Sappiamo di avere a disposizione un'architettura accurata, invece di ritrovarci, come spesso accade, con qualcosa che manca. E se c'è qualcosa che non è stato fatto nel codice ma è stato eseguito a mano, verrà visualizzato nel diagramma. Questo ci aiuta a segnalare i campanelli d'allarme, così ci fermiamo e valutiamo la situazione."

Collaborazione da remoto con Lucidspark 

Simon è sempre stato un grande sostenitore del fatto che i consulenti debbano lavorare sul posto a stretto contatto con i clienti. Quando è arrivato il coronavirus, questo modello tradizionale non era più attuabile. Mentre il team costruiva il proprio toolkit remoto, si sono resi conto di aver bisogno di una lavagna digitale. 

Dopo aver considerato le diverse opzioni, Amido ha scelto Lucidspark, principalmente per l'integrazione con Lucidchart. Simon e il suo team stanno cercando di evitare la frammentazione tra i fornitori, se possibile, quindi la Suite di Collaborazione Visiva Lucid è la soluzione perfetta per avere diagrammi e lavagne consolidati all'interno di una singola piattaforma. 

Simon ha trovato in Lucidspark uno strumento prezioso per la facilitazione degli incontri. "La cosa interessante è che se hai un team che sa cosa sta facendo con Lucidspark, in realtà è più efficiente lavorare in Lucidspark che su una lavagna tradizionale. Ad esempio, se facciamo ricerche sugli utenti, il team UX parteciperà a una sessione di collaborazione con un gruppo di utenti in Lucidspark e ciò contribuisce, in effetti, a eliminare l'attrito dall'intero mondo del lavoro remoto. È proprio questo il punto."

Lucidspark aiuta i team di tutta l'azienda non solo a raccogliere e collaborare alle idee, ma anche a ordinarle e a passare agli step successivi. 

Leo si affida a Lucidspark per i workshop iniziali sia con i membri del team che con i clienti. Adora il fatto che Lucidspark sia integrato con il suo spazio di lavoro Lucidchart esistente, consentendogli di passare facilmente da un prodotto all'altro in base alle necessità. Conduce attività come la mappatura delle dipendenze, le retrospettive e il lavoro di prevendita all'interno delle tavole Lucidspark. 

Ritiene che il prodotto lo aiuti a presentarsi a un workshop con una struttura già pronta per rendere la riunione più efficace. Leo inizia con i modelli iniziali sulla tavola, ma gli piace la flessibilità che offre l'area di disegno illimitata. 

"Ho utilizzato alcuni dei modelli di base che potevamo compilare, alcuni li abbiamo usati e altri no, e va bene così. Penso che le persone si sentano più a proprio agio con questa impostazione. Abbiamo iniziato compilando un diagramma a ragno, ma ciò che mi piaceva era che, in seguito, potevo aggiungere altre griglie e altri modelli sulla tavola infinita. Si tratta di qualcosa che non avrei potuto fare facilmente con una vera e propria lavagna bianca perché lo spazio non sarebbe stato sufficiente."

Leo può quindi taggare e raggruppare automaticamente le sue idee per risparmiare tempo durante la sintesi. Apprezza il fatto che per tutto il flusso di lavoro il software "non è mai d'intralcio" ed è abbastanza facile da usare per chiunque. Ciò è particolarmente importante durante i workshop da remoto.

"Alcuni software li usi e cerchi di capire come funzionano e perché funzionano in un determinato modo, mentre quello che mi piace di Lucidspark e Lucidchart è che posso iniziare subito un progetto con facilità. E non sono neanche costretto a pensare di doverlo fare bene la prima volta. Così posso concentrarmi sul processo creativo per trovare nuove idee."

Creazione di un'unica fonte di dati

Un'altra delle iniziative chiave di Amido è cercare di garantire che l'apprendimento e le risorse siano gestite a livello centrale e facilmente reperibili da tutti i dipendenti. L'azienda è passata a un account Enterprise per sfruttare le cartelle Team di Lucid, che consentono loro di organizzare le proprie tavole e documenti in modo che siano facilmente accessibili e navigabili. 

Simon spiega:

"Stiamo cercando di fare in modo che le conoscenze di un singolo consulente o i risultati di un progetto di successo non vadano persi. In una società di consulenza, si tende spesso ad avere un team di persone che lavorano duramente per consegnare qualcosa nel corso di un progetto, e alla fine di quel progetto vanno avanti e passano all'attività successiva. Le conoscenze e i risultati vengono dimenticati." 

La Suite di Collaborazione Visiva Lucid aiuta Amido a concentrarsi su ciò che Simon chiama "memoria muscolare", incoraggiando i dipendenti a utilizzare ciò che hanno imparato dai progetti precedenti e assicurandosi anche che l'azienda nel suo complesso tragga vantaggio da quell'apprendimento in modo che non rimanga solo nella testa di una persona. L'utilizzo di strumenti è uno dei modi in cui l'azienda garantisce che le conoscenze vengano gestite centralmente.

Dai diagrammi intelligenti e la comunicazione con i clienti fino alla lavagna virtuale e la condivisione delle conoscenze, la Suite di Collaborazione Visiva Lucid ha contribuito a completare il "toolkit dei sogni" di Amido, fornendo ai dipendenti le risorse di cui hanno bisogno per avere successo nel lavoro da remoto.