Ensono

En tant que société de conseil cloud-native et société Ensono, l’objectif d'Ensono est d’améliorer les résultats métier de ses clients en les aidant à concevoir, créer et exécuter des solutions cloud à la fois résilientes à grande échelle, innovantes et qui offrent des expériences client enrichissantes. Cependant, Ensono sait que la première étape pour fournir des solutions optimales à ses clients est de doter son organisation interne de la boîte à outils dont elle a besoin pour mener à bien son travail.

Selon Simon Evans, directeur technique, « Ensono consacre beaucoup de temps au choix de ses outils internes pour essayer de sélectionner les meilleurs de leur domaine. »

Bâtir la pile technologique idéale

Depuis que l’ensemble de l’entreprise est passée au télétravail l’année dernière, l’équipe d'Ensono s’est attachée à définir ce à quoi ressemble une équipe à distance productive et, plus précisément, à trouver les outils nécessaires pour la soutenir au mieux. Elle a ainsi mis en place des initiatives clés axées sur l’évolution de la pile technologique de l’entreprise.

Les produits adoptés par Ensono doivent présenter les caractéristiques suivantes :

1. Favoriser la collaboration en temps réel
2. Permettre d’organiser des réunions efficaces
3. Éviter la dispersion entre différents fournisseurs de solutions
4. Créer une source unique de vérité pour les connaissances et les artefacts de l’entreprise

Ensono a découvert que les trois produits de la suite de collaboration visuelle de Lucid se complètent parfaitement et répondent à chacun de ses critères.

L’entreprise profite des diagrammes intelligents de Lucidchart depuis des années pour des activités telles que la cartographie de processus et la création de diagrammes d’architecture, et a choisi Lucidscale pour générer des diagrammes d’architecture cloud avancés. Après le lancement de Lucidspark, Ensono a adopté la suite complète, se tournant vers ce troisième produit pour répondre à ses besoins en matière de tableau blanc virtuel.

Cartographie de flux d’utilisateurs avec Lucidchart

L’équipe d'Ensono utilise Lucidchart depuis près de dix ans, et la décision d’adopter ce produit n’a pas demandé des mois de réflexion.

« Nous voulions un éditeur de diagrammes collaboratif », explique Simon Evans. « Cela fait bien longtemps que nous savons que Lucidchart nous apporterait les fonctionnalités dont nous avons besoin pour travailler efficacement ensemble, entre nous et avec nos clients. »

L’équipe d’Ensono s’appuie désormais sur Lucidchart dans de nombreuses situations. Leo Barnes, analyste métier senior, explique qu’il utilise Lucidchart tous les jours. De fait, il maîtrise l’outil à la perfection et les clients peuvent reconnaître instantanément sa « marque » sur ses diagrammes. Chaque fois qu’il commence un projet avec un client, il utilise Lucidchart pour appréhender son activité et comprendre comment ce projet s’inscrit dans ses objectifs généraux.

Comme il dispose de très peu de temps pour se familiariser avec le domaine d’un client, il modélise des flux d’utilisateurs qui illustrent sa compréhension du parcours d'utilisateur et des besoins de l’entreprise, puis les présente au client. Il préfère assister aux réunions avec l’un de ses diagrammes, car cela stimule la discussion et les réactions de toutes les personnes présentes, qu’il peut ensuite intégrer en temps réel.

Il a constaté que ce type de visuels est bien plus efficace que des listes ou des blocs de texte, car il garantit que toutes les informations pertinentes sont représentées de manière précise.

« J’utilise Lucidchart comme point de départ parce que je réfléchis principalement de manière visuelle, et je pense que beaucoup de gens sont plus visuels qu’ils ne le réalisent. On me répond souvent : "Non merci, ça ira. La liste me suffit." Et finalement, quand je montre mon diagramme, tout un tas d’éléments qui auraient déjà dû être mis au jour apparaissent. »

Leo Barnes utilise également Lucidchart pour modéliser les flux de processus internes, esquisser des idées à la volée et collaborer avec les architectes avec lesquels il travaille. L’équipe d’Ensono utilise l’intégration Confluence pour conserver tous ses visuels dans un espace centralisé et actualisé. Cette stratégie simplifie le partage des connaissances entre les analystes métier et les autres équipes.

Améliorer la communication grâce aux diagrammes d’architecture

Lucidchart est l’« outil de prédilection » de Dusan Nitschneider, consultant senior chez Ensono, quand il s’agit de concevoir une solution pour un client. Il utilise ce produit pour dessiner d’abord une ébauche d’infrastructure détaillée ou d’ensemble, en paramétrant différents onglets pour afficher divers niveaux de détail. Il en résulte une vision unifiée d’un système, qu’il précise ne pas être en mesure de représenter sur un seul plan.

Il utilise ensuite des conteneurs et des formes pour afficher les composants des applications et des réseaux. Il présente les visuels définitifs aux clients et aux parties prenantes afin de recueillir leurs réactions et de poursuivre son itération.

Dusan Nitschneider apprécie la facilité avec laquelle il peut partager ses diagrammes avec d’autres personnes, que ce soit en utilisant le mode présentation, en les incluant dans d’autres documents dynamiques ou en les exportant au format PNG pour les intégrer dans du balisage markdown. Il utilise également l’exportation Visio pour collaborer en toute fluidité avec ses clients.

Grâce à Lucidchart, son équipe et lui gagnent un temps considérable :

« Réduire le nombre d’outils que nous utilisons a suffi pour augmenter la vitesse à laquelle nous produisons des artefacts. »

Le produit a également amélioré la collaboration dans le contexte actuel de télétravail. « Lorsque nous avons des appels à distance, nous commençons toujours par dire : "Oh, attendez. Laissez-moi vous expliquer. Je vais ouvrir un diagramme Lucidchart et nous allons passer en revue tout ça." Le fait d’utiliser le produit depuis longtemps et de le maîtriser me permet d’esquisser très rapidement un modèle que tous les participants comprennent immédiatement. C’est beaucoup plus facile que de devoir expliquer un concept en utilisant seulement mes mains. »

Gagner du temps avec Lucidscale

Mais Dusan Nitschneider ne s’arrête pas à Lucidchart. Il passe ensuite à Lucidscale, où il peut générer automatiquement des diagrammes d’architecture cloud en important des données depuis AWS. Il modélise le fonctionnement réel d’une solution pour en faciliter la compréhension, plutôt que de s’appuyer uniquement sur une vision plus conceptuelle.

Grâce à Lucidscale, il peut filtrer et personnaliser ses diagrammes cloud pour créer différentes vues afin que son équipe et lui puissent cibler des détails spécifiques et trouvent les informations dont ils ont besoin. Il peut commencer avec une vue d’ensemble, puis descendre dans les détails, par exemple lorsqu’il souhaite uniquement visualiser les éléments du réseau ou examiner les groupes de sécurité. Il peut également appliquer une mise en forme conditionnelle pour personnaliser davantage ces visualisations.

« Les diagrammes Lucidscale reflètent ce qui a été fait, car il est évident que le code contrôle tous les éléments, notamment en termes d’infrastructure. Et toute cette infrastructure est ensuite reproduite dans Lucidscale. Cela nous permet d’avoir une idée de ce qui est contrôlé ou de ce que le code fait réellement. »

Ces diagrammes sont faciles à gérer et à mettre à jour grâce à l’actualisation de données. Ils permettent de créer une documentation d’architecture dynamique que tout le monde peut consulter et guident ainsi les personnes chargées de la mise en œuvre concrète.

Par la suite, ils servent de documents de référence simples pour tous ceux qui ont besoin de comprendre le fonctionnement d’un système sans devoir déchiffrer des lignes de code. Cette documentation est particulièrement cruciale pour le personnel qui ne crée pas les systèmes, mais qui est chargé de les gérer et de résoudre les problèmes qui surviennent. Ces équipes s’appuient sur ces diagrammes pour appréhender leur infrastructure cloud et identifier facilement la cause profonde des problèmes.

Lucidscale a permis à Ensono de gagner du temps et de limiter les erreurs humaines en lui évitant d’avoir à créer et gérer ses diagrammes manuellement. Dusan Nitschneider affirme qu’il est « 100 fois plus facile d’utiliser cet outil que de partir de zéro. »

Il s’explique :

« Après avoir livré une solution, nous devons remettre des diagrammes illustrant ce que nous avons réellement créé. Avant Lucidscale, nous devions passer du temps pour recréer nos artefacts, soit de mémoire, soit en relisant le code, pour essayer de comprendre ce que nous avions réellement fait et ce qui fait partie du transfert. Maintenant que nous pouvons importer notre architecture, nous gagnons plusieurs jours, voire une semaine entière. Nous avons la certitude que les informations sont précises, alors qu’avant, il y avait toujours quelque chose qui nous échappait. Et si nous ajoutons quelque chose manuellement qui ne figure pas dans le code, le diagramme nous l’indiquera et nous pouvons alors nous pencher sur la question. »

Collaborer à distance avec Lucidspark

Simon Evans a toujours privilégié l’implication des consultants auprès des clients et leur présence sur le terrain. Lorsque la pandémie de COVID a commencé, ce modèle classique n’était plus envisageable. En constituant sa boîte à outils pour le télétravail, l’équipe a réalisé qu’elle avait besoin d’un tableau blanc numérique.

Après avoir examiné les différentes options, Ensono a choisi Lucidspark en grande partie pour son intégration avec Lucidchart. Simon Evans et son équipe essaient d’éviter autant que possible de se disperser entre différents fournisseurs. La suite de collaboration visuelle de Lucid était donc la solution idéale pour regrouper les diagrammes et les tableaux blancs au sein d’une seule et même plateforme.

Pour lui, Lucidspark est un outil inestimable pour l’animation de réunions. « Le plus intéressant, c’est que si vous avez une équipe qui maîtrise un minimum Lucidspark, il devient plus efficace de collaborer sur cette plateforme que sur un tableau blanc traditionnel. Par exemple, dans le cadre d’une recherche utilisateur, l’équipe UX organisera une séance de collaboration avec un groupe d’utilisateurs au sein de Lucidspark, ce qui permet de supprimer toute difficulté due à la distance. C’est vraiment sur ce point que tout se joue. »

Lucidspark aide les différentes équipes de l’entreprise non seulement à recueillir des idées et à y réfléchir ensemble, mais aussi à les trier et à passer aux étapes suivantes.

Leo Barnes s’appuie sur Lucidspark pour les ateliers de lancement, tant avec les membres de son équipe qu’avec les clients. Il est ravi que Lucidspark soit intégré à son espace de travail Lucidchart habituel, car cela lui permet de passer facilement d’un produit à l’autre en fonction de ses besoins. Les tableaux Lucidspark lui permettent de mener des activités telles que la cartographie des dépendances, les rétrospectives et le travail d’avant-vente.

Il a remarqué que le produit lui permet de lancer un atelier avec un cadre déjà en place afin d’optimiser l’efficacité de la réunion. Il part de modèles prédéfinis, mais il apprécie la souplesse qu’offre la zone de travail illimitée.

« J’ai utilisé certains des modèles basiques à personnaliser, mais pas tous. Je trouve que les gens se sentent plus à l’aise avec. Nous avons commencé par remplir un diagramme en toile d’araignée, et j’ai vraiment aimé le fait de pouvoir ensuite insérer d’autres grilles et modèles sur le tableau infini. Un tableau blanc classique ne m’aurait pas permis de le faire facilement, car l’espace aurait manqué. »

Il peut ensuite étiqueter et regrouper automatiquement ses idées pour gagner du temps lors de la synthèse. Il se réjouit du fait que, tout au long de son flux de travail, le logiciel « ne le gêne jamais » et qu’il est suffisamment simple pour que tout le monde le prenne en main immédiatement. Ceci est particulièrement important lors des ateliers à distance.

« Certains logiciels demandent un effort intellectuel pour comprendre leur fonctionnement, et ce qui est génial avec Lucidspark et Lucidchart, c’est qu’il me suffit de quelques clics pour me lancer. Et je n’ai pas non plus besoin de me mettre la pression pour réussir du premier coup. Je consacre toute mon énergie à être créatif et à formuler des idées. »

Créer une source unique de vérité

Une autre des initiatives clés d’Ensono consiste à faire en sorte que les connaissances et les ressources soient gérées de manière centralisée et facilement accessibles à tous les employés. L’entreprise est passée à un compte Entreprise afin de profiter des dossiers d’équipe Lucid, qui lui permettent d’organiser ses tableaux et documents pour les rendre facilement accessibles et consultables.

Simon Evans explique :

« Nous faisons en sorte que les enseignements d’un consultant individuel ou les résultats d’un projet réussi ne soient pas perdus. Dans un cabinet de conseil, il est fréquent de trouver une équipe qui travaille très dur pour fournir un livrable au cours d’un projet, et qui passe à autre chose une fois celui-ci achevé. Les enseignements et les acquis sont oubliés. »

La suite de collaboration visuelle de Lucid aide Ensono à favoriser ce que Simon Evans appelle la « mémoire musculaire », qui encourage les employés à utiliser ce qu’ils ont appris lors de projets précédents. Ils s’assurent ainsi que ces enseignements ne restent pas dans la tête d’une seule personne et que l’entreprise dans son ensemble en bénéficie. Les outils sont l’un des moyens utilisés pour assurer une gestion centralisée des apprentissages.

De la création de diagrammes intelligents à la communication client en passant par les tableaux blancs virtuels et le partage des connaissances, la suite de collaboration visuelle de Lucid a contribué à compléter la « boîte à outils idéale » d’Ensono, en dotant les employés des ressources dont ils ont besoin pour réussir en télétravail.