Amido

Als Cloud-natives Beratungs- und Ensono-Unternehmen verfolgt Amido das Ziel, bessere Geschäftsergebnisse für seine Kunden zu erzielen, indem es ihnen hilft, Cloud Lösungen zu entwerfen, zu entwickeln und zu betreiben, die skalierbar und innovativ sind und sinnvolle Kundenerlebnisse bieten. Amido weiß jedoch, dass der erste Schritt zur Bereitstellung optimaler Lösungen für seine Kunden darin besteht, die interne Organisation mit den erforderlichen Tools auszustatten, damit sie ihre Arbeit erfolgreich erledigen kann.

Laut CTO Simon Evans „verbringt Amido viel Zeit mit unseren internen Tools, um sicherzustellen, dass wir in jedem Bereich das Beste auswählen“. 

Aufbau des Tech-Stacks Ihrer Träume

Mit der unternehmensweiten Umstellung auf das Arbeiten im Homeoffice im letzten Jahr hat sich das Amido-Team darauf konzentriert, herauszufinden, wie ein produktives Homeoffice-Team aussieht – und vor allem, welche Tools benötigt werden, um dieses Team optimal zu unterstützen. Es hat wichtige Initiativen rund um den sich weiterentwickelnden Tech-Stack des Unternehmens ausgearbeitet. 

Die Produkte, die Amido einsetzt, müssen: 

1. Kollaboration in Echtzeit unterstützen. 
2. Dazu beitragen, Meetings effektiver zu gestalten.
3. Fragmentierung zwischen Lösungsanbietern vermeiden.
4. Eine einzige Quelle der Wahrheit für Unternehmenswissen und Artefakte schaffen.

Amido entdeckte, dass die drei Produkte der Lucid Visual Collaboration Suite nahtlos zusammenarbeiten, um jede einzelne ihrer Unternehmensinitiativen zu unterstützen. 

Das Unternehmen verlässt sich seit Jahren auf die intelligenten Diagrammerstellung von Lucidchart für Aktivitäten wie Prozess-Mapping und das Erstellen von Architekturdiagrammen und entschied sich für Lucidscale, um seine Cloud Architekturdiagramme weiter zu verbessern. Als Lucidspark auf den Markt kam, entschied sich Amido für die komplette Suite und für dieses dritte Produkt, um seine Anforderungen an Homeoffice Whiteboarding zu erfüllen. 

User Flow Mapping mit Lucidchart

Das Amido-Team nutzt Lucidchart seit fast einem Jahrzehnt, und die Entscheidung, das Produkt einzusetzen, fiel nicht schwer. 

„Wir wollten ein Tool für die kollaborative Diagrammerstellung“, sagt Simon. „Und wir haben schon vor langer Zeit festgestellt, dass Lucidchart uns die Möglichkeiten bietet, die wir brauchen, um effektiv miteinander und mit unseren Kunden zusammenzuarbeiten.“

Das Amido-Team nutzt Lucidchart nun für eine Vielzahl von Anwendungsfällen. Leo Barnes, Senior Business Analyst, sagt, er benutze Lucidchart jeden Tag. Seine Diagramme sind in der Tat schon Kunstwerke – Kunden erkennen die „Marke“ seiner Diagramme sofort. Jedes Mal, wenn er ein Projekt mit einem Kunden beginnt, nutzt er Lucidchart, um das Unternehmen des Kunden zu verstehen und herauszufinden, wie das Projekt zu den Zielen des Kunden passt. 

Leo hat nur sehr wenig Zeit, um sich in die Domäne eines Kunden einzuarbeiten. Deshalb erstellt er User Flows, die sein Verständnis der User Journey und der geschäftlichen Anforderungen darstellen und die er dem Kunden präsentiert. Leo geht gerne mit einem seiner Diagramme in Meetings, da es die Diskussion und das Feedback aller Anwesenden fördert, die er dann in Echtzeit einbeziehen kann. 

Leo hat die Erfahrung gemacht, dass die Erstellung dieser visuellen Hilfsmittel weitaus besser geeignet ist als Listen oder Textblöcke, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen erfasst und korrekt wiedergegeben werden. 

„Ich benutze Lucidchart als Ausgangspunkt, weil ich sehr visuell denke, und ich glaube, dass viele Menschen visueller veranlagt sind, als sie denken. Oft sagen die Leute: ‚Nein, das ist schon in Ordnung. Eine Liste ist auch okay.‘ Aber wenn man ihnen dann ein Diagramm zeigt, sind sie überrascht und finden eine ganze Menge Dinge heraus, von denen sie dachten, die hätten sie schon entdeckt gehabt.“

Leo nutzt Lucidchart auch, um interne Prozessabläufe abzubilden, Ideen in Echtzeit zu skizzieren und mit den Architekten zu kollaborieren. Das Amido-Team nutzt die Confluence-Integration, um alle visuellen Daten an einem zentralen Ort aufzubewahren, der immer auf dem neuesten Stand ist. Dadurch wird der Wissensaustausch zwischen den Business-Analysten und anderen Teams vereinfacht. 

Verbesserte Kommunikation durch Architekturdiagramme

Dusan Nitschneider, Senior Consultant bei Amido, bezeichnet Lucidchart als sein „Go-to-Tool“, wenn er an konzeptionellen Entwürfen für die Lösung eines Kunden arbeitet. Er verwendet das Produkt, um zunächst eine grundlegende Skizze der Infrastruktur auf hoher oder niedriger Ebene zu erstellen, wobei er verschiedene Tabs verwendet, um unterschiedliche Detailstufen anzuzeigen. Das Ergebnis ist eine einheitliche Ansicht eines Systems – etwas, das er, wie er sagt, auf einer einzelnen Arbeitsfläche nicht darstellen könnte. 

Dusan verwendet dann Container und Formen, um Anwendungs- und Netzwerkkomponenten anzuzeigen. Er präsentiert das endgültige Bildmaterial seinen Kunden und Stakeholdern, um Feedback einzuholen und seine Iteration fortzusetzen.

Dusan ist davon begeistert, wie einfach es ist, Diagramme mit anderen zu teilen, sei es im Präsentationsmodus, um seine Diagramme zu erklären, sie in andere dynamische Dokumente einzubetten oder sie als PNGs zu exportieren, um sie in Markdown einzubetten. Er nutzt auch den Visio Export, um nahtlos mit Kunden zusammenzuarbeiten. 

Laut Dusan hat Lucidchart für ihn und sein Team zu einer erheblichen Zeitersparnis geführt. Er sagt:

„Die Geschwindigkeit, mit der wir Artefakte erstellen können, hat sich erhöht, indem wir einfach die Anzahl der von uns verwendeten Werkzeuge begrenzt haben.“ 

Das Produkt hat auch die Zusammenarbeit in der heutigen Remote-Welt verbessert. „Wenn wir Remote Meetings″ führen, sagen wir zu Beginn immer: ‚Oh, einen Augenblick. Lassen Sie mich das erklären. Ich öffne kurz ein Lucidchart Diagramm, dann können wir das durchsprechen.‘ Wenn man das Produkt schon eine Weile benutzt und weiß, wie man es am liebsten benutzt, geht es sehr schnell, etwas zu zeichnen, und jeder versteht es auf Anhieb. Das macht das Leben sehr viel einfacher, als wenn ich ein Konzept nur mit meinen Händen erklären muss.“

Zeit sparen mit Lucidscale

Die Lucidchart Diagramme von Dusan sind nur der Anfang. Im nächsten Schritt wechselt er zu Lucidscale, wo er durch den Import von Daten aus AWS automatisch Diagramme zur Cloud Architektur erstellen kann. Er erstellt einen operativen Leitfaden, damit die Menschen verstehen, wie eine Lösung wirklich funktioniert, anstatt sich nur auf eine eher konzeptionelle Ansicht zu verlassen. 

Mit Lucidscale kann Dusan seine Cloud Diagramme filtern und anpassen, um verschiedene Ansichten zu erstellen, so dass er und sein Team in bestimmte Details eintauchen und die benötigten Informationen erhalten können. Er kann auf einer allgemeinen Ebene beginnen und sich dann auf Details konzentrieren, z. B. wenn er nur die Netzwerkelemente anzeigen oder Sicherheitsgruppen genauer ansehen möchte. Er kann auch bedingte Formatierungen implementieren, um diese Visualisierungen weiter anzupassen. 

Dusan sagt: „Lucidscale Diagramme spiegeln wider, was getan wurde, weil alles über Code gesteuert wird, insbesondere im Hinblick auf die Infrastruktur. Die gesamte Infrastruktur wird dann innerhalb von Lucidscale wiederhergestellt. Man bekommt ein Gefühl dafür, was gesteuert wird oder was der Code tatsächlich tut.“

Diese Diagramme sind leicht zu pflegen und werden durch die Aktualisierung der Daten auf dem neuesten Stand gehalten, wodurch eine dynamische Architekturdokumentation entsteht, auf die sich jeder beziehen kann. Sie helfen denjenigen, die die eigentliche Umsetzung vornehmen. 

Anschließend dienen diese Diagramme als einfache Referenzdokumente für jeden, der verstehen muss, wie ein System funktioniert, ohne Zeilen von Code zu lesen. Diese Dokumentation ist vor allem für diejenigen wichtig, die die Systeme nicht selbst entwickeln, sondern mit ihrer Wartung und der Lösung auftretender Probleme betraut sind. Diese Teams verlassen sich auf diese Diagramme, um die Cloud Infrastruktur zu verstehen und die Ursache von Problemen leicht zu erkennen. 

Durch den Einsatz von Lucidscale hat Amido Zeit gespart und menschliche Fehler vermieden, da nicht mehr alle Diagramme manuell erstellt werden müssen. Dusan sagt, dass die Verwendung des Tools „100 Mal einfacher ist, als ganz von vorne anzufangen“.

Dusan umschreibt dies folgendermaßen:

„Nachdem wir eine Lösung geliefert haben, müssen wir Diagramme aushändigen, die zeigen, was wir tatsächlich gebaut haben. Vor Lucidscale musste man viel Zeit damit verbringen, Artefakte entweder aus dem Gedächtnis nachzubilden oder den Code durchzugehen, um zu verstehen, was man tatsächlich getan hat und was als Teil der Übergabe vorhanden ist. Jetzt, da wir unsere Architektur importieren können, sparen wir ein paar Tage, wenn nicht sogar eine Woche Zeit. Man weiß, dass alles korrekt ist, anstatt dass man immer eine Sache übersieht. Und wenn es etwas gibt, das man nicht im Code, sondern händisch gemacht hat, taucht es im Diagramm auf, was dabei hilft, uns auf etwas aufmerksam zu machen, so dass wir uns das genauer ansehen können.“

Remote-Kollaboration mit Lucidspark 

Simon war schon immer ein großer Befürworter von Beratern, die mit ihren Kunden viel Kontakt suchen und vor Ort zusammenarbeiten. Als Corona aufkam, war dieses traditionelle Modell nicht mehr durchführbar. Als das Team sein Remote-Toolkit zusammenstellte, stellte es fest, dass es ein digitales Whiteboard benötigte. 

Nach Abwägung der Optionen entschied sich Amido für Lucidspark, vor allem wegen der Integration von Lucidchart. Simon und sein Team versuchen, eine Fragmentierung zwischen verschiedenen Anbietern so weit wie möglich zu vermeiden. Daher ist die Lucid-Suite die perfekte Lösung, um Diagramme und Whiteboards in einer einzigen Plattform zu konsolidieren. 

Simon hat festgestellt, dass Lucidspark für die Leitung von Meetings von unschätzbarem Wert ist. Er sagt: „Das Interessante daran ist, dass ein Team, das sich mit Lucidspark auskennt, in Lucidspark effizienter arbeiten kann als mit einem herkömmlichen Whiteboard. Wenn wir zum Beispiel Benutzerrecherche betreiben, hält das UX-Team ein gemeinsames Meeting mit einer Gruppe von Benutzern in Lucidsdpark ab, wodurch die Reibungsverluste in der Welt der Remote Arbeit reduziert werden. Und das ist ja das Ziel.“

Lucidspark hilft Teams im gesamten Unternehmen, Ideen nicht nur zu sammeln und gemeinsam zu bearbeiten, sondern sie auch zu sortieren und die nächsten Schritte einzuleiten. 

Leo verlässt sich für erste Workshops mit Teammitgliedern und Kunden auf Lucidspark. Ihm gefällt, dass Lucidspark in seinen bestehenden Lucidchart Arbeitsbereich integriert ist, so dass er bei Bedarf einfach zwischen den Produkten wechseln kann. Er führt Aktivitäten wie Dependency Mapping, Retrospektiven und Pre-Sales-Arbeiten innerhalb der Lucidspark Boards durch. 

Er findet, dass das Produkt ihm hilft, zu einem Workshop mit einem bereits vorhandenen Rahmen zu kommen, um die Sitzung effektiver zu gestalten. Leo beginnt mit ersten Vorlagen auf dem Board, aber er mag die Flexibilität, die die unbegrenzte Arbeitsfläche bietet. 

„Ich habe einige der einfachen Vorlagen verwendet, die wir ausfüllen konnten. Ein paar davon haben wir genutzt, andere haben wir nicht genutzt, und das ist auch in Ordnung. Ich glaube, die Leute fühlen sich wohler, wenn sie das so eingerichtet haben. Wir haben mit dem Ausfüllen eines Spinnendiagramms begonnen, aber was mir gefiel, war, dass ich dann andere Raster und Vorlagen auf dem unbegrenzten Board einrichten konnte. Und das ist etwas, das ich in einer echten Whiteboard Situation nicht so einfach hätte machen können, weil der Platz knapp geworden wäre.“

Leo kann dann seine Ideen markieren und automatisch gruppieren, um bei der Synthese Zeit zu sparen. Er schätzt an der Software, dass sie ihm während seines gesamten Arbeitsablaufs „nie im Weg steht“ und so einfach ist, dass sich jeder sofort zurechtfindet. Dies ist vor allem bei Remote Workshops wichtig.

„Manche Software benutzt man und versucht, darüber nachzudenken, wie sie funktioniert und warum sie auf diese Weise funktioniert, aber was ich an Lucidspark und Lucidchart mag, ist, dass ich einfach etwas nehmen und loslegen kann. Und ich muss mich nicht von dem Gedanken einschränken lassen, dass ich es beim ersten Mal richtig machen muss. Ich kann mich darauf konzentrieren, kreativ zu sein und Ideen festzuhalten.“

Erstellen einer zentralen Informationsquelle

Eine weitere wichtige Initiative von Amido besteht darin, sicherzustellen, dass Lerninhalte und Ressourcen zentral verwaltet werden und für alle Mitarbeiter/innen leicht zugänglich sind. Das Unternehmen wechselte zu einem Unternehmenskonto, um die Vorteile von Lucids Team-Ordnern zu nutzen, mit denen sie ihre Boards und Dokumente so organisieren können, dass sie leicht zugänglich und durchsuchbar sind. 

Simon erläutert:

„Wir versuchen sicherzustellen, dass die Erkenntnisse eines einzelnen Beraters oder die Ergebnisse eines erfolgreichen Projekts nicht einfach verloren gehen. In einem Beratungsunternehmen arbeitet ein Team von Leuten sehr hart daran, im Laufe eines Projekts etwas zu liefern, und am Ende des Projekts gehen sie zum nächsten Projekt über. Das Gelernte und die Ergebnisse werden meist vergessen.“ 

Die Lucid Visual Collaboration Suite hilft Amido dabei, sich auf das zu konzentrieren, was Simon „Muskelgedächtnis“ nennt. Dadurch werden die Mitarbeiter/innen ermutigt, das Gelernte aus früheren Projekten anzuwenden und sicherzustellen, dass das Unternehmen als Ganzes von diesem Wissen profitiert, und es nicht nur im Kopf eines Einzelnen verbleibt. Das Tooling ist eines der Mittel, mit denen sichergestellt wird, dass das Gelernte zentral verwaltet wird.

Von intelligenter Diagrammerstellung und Kundenkommunikation bis hin zu virtuellem Whiteboarding und Wissensaustausch hat die Lucid Visual Collaboration Suite dazu beigetragen, Amidos „Traum-Toolkit“ zu vervollständigen und die Mitarbeiter/innen mit den Ressourcen auszustatten, die sie benötigen, um in einer Remote-Welt erfolgreich zu sein.